Privatlivspolitik for Svogerslev Lokalhistorisk Forening
Svogerslev Lokalhistorisk Forenings dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig,
hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og
ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og
nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er
nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Svogerslev Lokalhistorisk Forening er dataansvarlig og sikrer, at dine personoplysninger behandles i
overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Hugo Per Madsen
CVR nr. 39 39 87 88
Mail: svlokalhistorie.formand@gmail.com
Hjemmeside: https://svlokalhistorie.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1. Foreningens medlemmer: Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger
som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse.
2. Oplysninger om aktive frivillige: Almindelige personoplysninger som under punkt 1 plus evt.
fødselsdato, billede og bankkontonummer.
Her indsamlinger vi oplysninger fra
Samtlige oplysninger modtages fra medlemmer og de aktive frivillige selv. Foreningen arbejder
udelukkende med hustandstandsmedlemsskaber. Det betyder, at enhver henvendelse fra et myndigt
medlem af husstanden vedrørende den foreliggende privatlivspolitk betragtes som en henvendelse fra hele
husstanden.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til
behandling er særligt:
Foreningens berettigede (legitime) interesse i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsregler)
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med evt. samtykke
Formålene i forbindelse med registrering af medlemmer er:
1. Foreningens medlemshåndtering, Herunder kontingentopkrævning
2. Planlægning af, orientering om, gennemførelse af og opfølgning på foreningens øvrige aktiviteter
3. Administration af din relation til foreningen
Formålene i relation til behandling af oplysninger om aktive frivillige er:
1. Håndtering af aktives hverv og pligter i foreningen
2. Opfyldelse af lovkrav
3. Udbetaling af godtgørelser, refusion m.v.
4. Administration af den frivilliges relation til foreningen.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler oplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling
udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser såsom:
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i relation til
generalforsamlingen
Opfyldelse af medlemsforpligtelser, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
Afholdelse af sociale arrangementer og andre aktiviteter
Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
Af regnskabsmæssige og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysninger i en periode efter
din udmeldelse af foreningen
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældre
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistikformål og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke.
Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine
personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke er det frivilligt om du vil give dit samtykke, ligesom du til enhver tid kan
trække det tilbage ved at give os besked herom.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand
til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder, typisk hvis
barnet er under 15 år.
Videregivelse af dine personoplysninger
Deltager foreningen i arrangementer eller organisationer er det den enkelte, der foretager tilmeldingen
med dennes relevante oplysninger.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer med henblik på markedsføring.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter om vi behandler dine
personoplysninger som medlem af foreningen eller som aktiv frivillig.
Medlemmer
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemsskabets ophør og i overensstemmelse med
følgende kriterier:
Af regnskabsmæssige og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2
år efter din udmeldelse af foreningen.
Bogføringsbilag skal dog gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
Aktive frivillige:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med
følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter
dit ophør som frivillig.
Bogføringsbilag skal dog gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om
dig:
Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling ved at henvende dig
til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst i papiret. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning
om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi om betingelserne er opfyldt og
gennemfører i givet fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive klage til en databeskyttelsesmyndighed f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer
vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være
tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Besluttet og godkendt på bestyrelsesmødet den 25. juni 2018